Obsah článku
Všichni zaměstnanci a studenti Univerzity mají k dispozici nástroje (aplikace) platformy Microsoft 365, které mohou využívat pro svoje studijní a pracovní povinnosti. Možnosti, které má jednotlivý uživatel v M365 k dispozici, závisejí na typu licence, kterou má přidělenou.
Uživatelé mají ve výchozím stavu automaticky přidělenu některou z následujících typů licencí dle povahy svého vztahu k univerzitě:
Studentská licence A3 (Office 365 A3 Student Use Benefit),
platí pro studenty prezenční a kombinované formy bakalářského a magisterského studia, a doktorandy
Zaměstnanecká licence A3 (Office 365 Education A3),
platí pro zaměstnance s platnou pracovní smlouvou, s výjimkou těch, kteří pro svou práci nevyužívají počítač (např. někteří pracovníci správy budov)
Licence A1 (Office 365 Education A1), platí pro tyto skupiny:
zaměstnanci s DPP a DPČ (pokud nejsou zároveň studenty),
studenti CŽV,
externisti (externí spolupracovníci, u kterých forma spolupráce vyžaduje přístup k systémům univerzity),
všechny osoby nezmíněné ani v jednom z předchozích bodů.
Základní rozdíl mezi licencemi typu A3 a A1 spočívá v tom, že:
licence typu A3 umožňují uživateli používat jak webové, tak desktopové aplikace instalované do PC uživatele
licence A1 umožňují práci pouze s webovými a mobilními aplikacemi
Podrobné informace o možnostech dostupných na základě konkrétního typu licence lze získat na stránkách Microsoft 365 Education.
V případě, že je potřeba uživateli přidělit jinou, než automaticky přidělovanou licenci M365, je nutné o změnu zažádat na helpdesk@ftvs.cuni.cz. K vyřízení takové žádosti je nezbytné její schválení nadřízeným příkazcem fakultního nákladového střediska uživatele a proděkanem pro vnitřní záležitosti fakulty.
Pro přihlášení do online Microsoft 365 můžete použít adresu https://office365.cuni.cz/, která směruje na univerzitní autentizační službu (CAS) pro ověření vaší UK identity.
Na stránce jednotného přihlášení CAS se přihlašujete svým univerzitním účtem (stejně jako např. do SIS), přičemž uživatelské jméno je osobní UK číslo přidělené každému studentovi a zaměstnanci a je uvedené na průkazu studenta (např. ISIC), či průkazu zaměstnance (dále jen UKČO).
Poznámka: Pokud heslo neznáte nebo máte jiný problém s heslem, na CAS stránce najdete nápovědu, jak situaci řešit.
Alternativní přihlášení
Pro přihlášení můžete použít také stránky:
https://portal.office.com/ | https://office.com/ | https://microsoft365.com/, atd.
Na přihlašovací stránce Microsoft zadáváte jakoukoliv e-mailovou adresu, která končí “cuni.cz” (např. a@cuni.cz, UKČO@cuni.cz, jmeno.prijmeniXYZ@student.cuni.cz, jmeno.prijmeni@ftvs.cuni.cz, atd.).
Ať už použijete pro přihlášení kteroukoliv stránku, následně jste vždy přesměrováni na stránku jednotného přihlášení CAS pro ověření UK identity, viz odstavec výše.
Microsoft přihlašovací stránka se vám zobrazí také, pokud budete k dokumentům v Microsoft 365 přistupovat přes přímé odkazy.
Po přihlášení do Microsoft 365 online jsou všem uživatelům, bez ohledu na přidělenou licenci, k dispozici všechny online
aplikace Microsoft 365, včetně Word, Excel, PowerPoint, Outlook nebo Teams, otevírané a používané v okně zvoleného internetového prohlížeče.
Každý student i zaměstnanec FTVS s licencí A3 (viz výše) si může do počítače nainstalovat “desktopové” aplikace Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive, MS Teams), a to až na 5 počítačů PC nebo Mac. Nabídka k instalaci těchto aplikací se po přihlášení zobrazuje přímo na úvodní stránce Microsoft 365 (https://office365.cuni.cz/) vpravo nahoře (tlačítko “Instalace a další”).
Součástí Microsoft 365 je také e-mailová schránka aplikace Outlook, dostupná i samostatně na stránce https://outlook.office.com/. Schránka je vytvořena automaticky (společně s účtem v Microsoft 365) každému, komu vzniká vztah s univerzitou, tj. např. student, či zaměstnanec.
E-mailová schránka každého uživatele v M365 může být připojená na více e-mailových adres, na které může přicházet pošta, a to v závislosti na vztazích, které má uživatelé v rámci UK. Např. student na FTVS a může být zároveň zaměstnanec na MFF a na PřF – každý tento vztah může přidat Vaší schránce další e-mailovou adresu a pošta přijímaná na všechny tyto adresy bude chodit do jedné a téže e‑mailové schránky, která je přiřazená vaší osobě.
Poznámka: Vždy zároveň platí, že všem uživatelům (tj. jak studentům, tak zaměstnancům) funguje pro přijímání pošty současně také e-mailová adresa ve tvaru UKČO@o365.cuni.cz (UKČO je univerzitní číslo osoby, najdete jej na svém studentském nebo zaměstnaneckém průkazu pod fotkou nebo v SISu).
Studentské univerzitní e-maily
Všichni studenti FTVS mají od 3.3.2025 výchozí e-mailovou adresu nastavenou ve formátu jmeno.prijmeniXYZ@student.cuni.cz (kde XYZ je trojciferné číslo, např. jana.novakova321@student.cuni.cz) a tato adresa funguje jak pro příjem, tak pro odesílání pošty. Výjimkou jsou studenti, kteří mají souběh studia a zaměstnaneckého poměru na Univerzitě a pro odesílání pošty mají nastavenou příslušnou fakultní zaměstnaneckou adresu.
Pokud potřebujete zjistit svojí výchozí e-mailovou adresu pro přijímání i odesílání pošty, tak existuje několik možností:
na stránce svého Microsoft 365 účtu https://myaccount.microsoft.com v dlaždici se svým jménem a fotografií,
po přihlášení do webového Outlooku - přejděte vpravo nahoře kliknutím na své jméno a následně na „Zobrazit účet“, kde najdete svoji adresu opět v dlaždici se svým jménem a fotografií, jako v předchozím případě,
po přihlášení do webového Outlooku - přejděte vpravo nahoře kliknutím na „ozubené kolo“ do nastavení Outlooku na záložku Účet > E-mailový účet,
Přístup k e-mailu
K e-mailu je možné přistupovat následujícími způsoby:
Outlook web - dostupný z prohlížeče internetu kdekoliv,
Desktop aplikace Outlook instalovaná do vašeho počítače – viz kapitola Desktop aplikace instalované do vašeho počítače,
Libovolný POP nebo IMAP e-mailový klient - Potřebné
údaje pro nastavení protokolů POP, IMAP a SMTP najdete v nápovědě webové služby Outlook. Po přihlášení do webového Outlooku přejděte vpravo nahoře kliknutím na „ozubené kolo“ do nastavení Outlooku na záložku Pošta > Synchronizace e‑mailů a klikněte na možnost Zobrazit nastavení POP, IMAP a SMTP.
Přeposílání univerzitního e-mailu
Pokud student FTVS UK nechce aktivně používat svoji univerzitní Microsoft 365 e-‑mailovou schránku, důrazně doporučujeme nastavit si automatické přeposílání na jinou adresu. Připomínáme, že všichni studenti FTVS UK jsou povinni komunikovat s fakultou pouze prostřednictvím svého studentského e-mailu přiděleného univerzitou.
To znamená, že:
fakulta (FTVS UK) zasílá oficiální a formální komunikaci aktivně studujícím studentům na univerzitní e-mailovou adresu studenta. Za oficiální komunikaci jsou považována sdělení fakulty ke studijním záležitostem, interním záležitostem a žádostem.
studenti jsou po dobu svého aktivního studia povinni zasílat veškeré e-maily vyučujícím a dalším zaměstnancům FTVS výhradně ze své univerzitní e‑mailové schránky tak, aby jako adresa odesílatele byla uvedena univerzitní e‑mailová adresa příslušná jeho osobě.
Možnost přeposílání univerzitní pošty neplatí pro zaměstnance fakulty. Všichni zaměstnanci FTVS UK s přidělenou e-mailovou adresou jsou povinni používat pro výkon své pracovní náplně službu Microsoft Outlook svého univerzitního účtu Microsoft 365.
Jak nastavit přeposílání univerzitního e-mailu na jinou adresu:
ve webovém webovém Outlooku přejděte vpravo nahoře kliknutím na „ozubené kolo“ do nastavení Outlooku
v zobrazeném panelu nastavení přejděte na záložce
Pošta na Přeposílání, kde nejdříve musíte povolit přeposílání přepnutím tlačítka
vložte e-mailovou adresu, kam chcete poštu přeposílat.
Pro vaše první přihlášení do Outlooku pomůže jednoduchý webový návod Univerzity Univerzity.
Pro vaši práci s Outlookem se vám budou hodit naše podrobné návody, jak pracovat s Microsoft Outlook a to pro všechny dostupné verze Outlooku.
E-mail po ukončení vztahu k univerzitě
Pokud zanikne vztah uživatele k Univerzitě Karlově (ať už studentský nebo zaměstnanecký), tak je Microsoft 365 účet plně funkční ještě po dobu 4 měsíců od ukončení vztahu, pokud neplatí zvláštní okolnosti (těmi může být např. ukončení pracovního poměru dohodou, nebo ze strany zaměstnavatele). Pokud má uživatel víc souběžných vztahů k UK, tak toto platí po zániku posledního vztahu k UK.
Po uplynutí ochranné 4měsíční lhůty jsou cloudové služby a data uživateli vypnuta, e mailová schránka zůstává ale funkční ještě po dobu dalších 7 měsíců, po jejichž uplynutí (tzn. 11 měsíců po ukončení vztahu) dojde k nenávratnému smazání všech dat.
Aplikace Microsoft Teams umožňuje uživatelům (tj. studentům i zaměstnancům) online týmovou spolupráci. Lze ji také využívat pro hybridní prezenční, nebo i distanční výuku. Teams umožňuje zakládat skupiny (týmy), sdílet v nich dokumenty s členy týmů, diskutovat veřejně v týmových kanálech, i uzavřeně v chatu, a realizovat videokonference.
Aplikace Microsoft Teams (klient) existuje ke stažení a instalaci pro většinu běžně používaných systémů (Windows, Linux, Android, iOS) a lze ji používat i bez instalace jen v prohlížeči internetu.
Pokud vás někdo chce přidat do týmu v Teams v rámci jiné organizace (např. jiná univerzita než UK), mělo by fungovat připojení studentské adresy ve tvaru:
jmeno.prijmeniXYZ@student.cuni.cz
i zaměstnanecké adresy
jmeno.prijmeni@ftvs.cuni.cz, ale v minulosti tyto alternativní adresy způsobovaly problém.
Vytvoření týmu v Teams pro předmět v SIS
Od letního semestru 2020/2021 funguje na UK integrace Teams a SISu. Ze SISu může vyučující ke konkrétnímu předmětu vytvořit automatizovaně tým a automaticky ho naplnit studenty zapsanými na předmět. V SISu přejděte na "Předměty" → vyberte konkrétní předmět → klikněte na "Microsoft Teams".
Připojení k týmu jiné univerzity / organizace
Pokud vás někdo chce přidat do týmu v Teams v rámci jiné organizace (např. jiná univerzita než UK), tak nejjistější je použití vaší adresy ve tvaru UKČO@cuni.cz (UKČO = osobní UK číslo přidělené každému zaměstnanci a studentovi, které je uvedené na ISIC, či univerzitní kartičce). Mělo by již fungovat i připojení studentské adresy ve tvaru:
jmeno.prijmeniXYZ@student.cuni.cz,
či zaměstnanecké adresy
jmeno.prijmeni@ftvs.cuni.cz, ale v minulosti tyto alternativní adresy způsobovaly potíže.
Návody pro Microsoft Outlook
Pro práci s Teams se vám budou hodit naše podrobné návody, jak pracovat s Microsoft Teams aplikací na počítači nebo v mobilu.
Každý zaměstnanec i každý student Univerzity Karlovy si může nainstalovat mobilní aplikace Microsoft do libovolného počtu tabletů a telefonů.
Mobilní aplikace pro Android, anebo Apple, lze nainstalovat běžným způsobem z Play obchodu, resp. z Apple Store (přímé odkazy ve vedlejších sloupcích). V aplikacích se potom přihlásíte k vašemu univerzitnímu účtu stejně jako na webu nebo v desktopových aplikacích. Přihlášení je sdíleno mezi všemi nainstalovanými Microsoft aplikacemi (přihlášení k účtu lze spravovat v nastavení telefonu/tabletu v sekci Účty).
Android
Odkazy na Play obchod:
Apple
Odkazy na App store::
Všechna data uložená v rámci Microsoft 365 (e-maily, soubory ve OneDrive nebo sdílené soubory v Teams, atd.) jsou fyzicky uložena v privátním "univerzitním cloudu" a zodpovídá za ně společnost Microsoft.
Provozovatelem, správcem a technickým garantem platformy Microsoft 365 je Ústav výpočetní techniky Univerzity Karlovy, Oddělení cloudových služeb.
Primárním poskytovatelem IT podpory uživatelů na fakultě, je IT podpora FTVS (ICT), která je zároveň organizačním a provozním garantem nástrojů a služeb Microsoft 365 pro zaměstnance a studenty.
Všichni fakultní uživatelé, tj. studenti i zaměstnanci fakulty, kontaktují IT podporu fakulty výhradně na e-mailové adrese helpdesk@ftvs.cuni.cz. Při kontaktování IT podpory má uživatel, až na výjimečné případy, povinnost používat svoji přidělenou univerzitní e-mailovou adresu studenta, resp. zaměstnance, aby bylo možné prokázat bez veškerých pochybností identitu odesílatele a proběhlou interakci. Za výjimku je považována situace, kdy má uživatel technický problém se do svého univerzitního e-mailu přihlásit.
Pro pomoc s přihlášením nejdříve povinně využijte dostupné nápovědy v kapitole Přihlášení do Microsoft 365, než budete kontaktovat IT podporu s dotazem, který byl již vysvětlený.
Nakonec, než pošlete svůj dotaz či požadavek na IT podporu helpdesk@ftvs.cuni.cz, podívejte se na web IT (ICT) podpory FTVS, jak svůj požadavek popsat.
Existuje velké množství zdrojů informací k službám Microsoft 365 na Univerzitě Karlově. Základními doporučovanými zdroji informací na FTVS jsou:
Nápověda zde v kapitole Přihlášení do Microsoft 365
Nápověda pro První přihlášení do Microsoft Outlook
Ilustrované Návody pro používání nástrojů Microsoft 365
Vymezení:
Za obsah této stránky odpovídá vedoucí oddělení ICT FTVS UK. Tyto informace se ve stejné podobě nachází na webu FTVS (pro studenty) i na FTVS intranetu pro zaměstnance.
Pro vytvoření stránky byly s laskavým svolením použity také informace dedikovaných stránek Matematicko-fyzikální fakulty UK.
